Os seus clientes: atendimento, agenda e prospecção

Atendimento ao público

O Orion pode atender seus clientes no WhatsApp e no Instagram, com um papel que você define para cada frente. Duas condições, antes de qualquer coisa:

No WhatsApp, exige um número dedicado. No seu número pessoal o papel público fica bloqueado, na tela e no servidor — ligá-lo ali faria o Orion responder aos seus contatos pessoais. Ou o número principal do Orion é dedicado a ele, ou você conecta um número adicional. No Instagram não há essa trava: a conta é do negócio por construção, e basta ligar as mensagens diretas — veja Conectar o Orion.

Você escreve o papel. Em Orion → Papel público: o Papel (o que ele representa para quem chega), o Tom, o Fluxo da conversa (os passos, em ordem — dá para começar de um modelo do papel escolhido e editar) e os Limites ("nunca compartilhar preços ou detalhes internos", "nunca prometer prazos").

O que acontece do outro lado:

Ele fica cercado. No atendimento, o Orion não usa nenhuma das suas ferramentas internas. Ele conversa, registra e escala — nada mais.

Você fica sabendo. O Orion resume para você o que o visitante quis — o atendimento não corre às escuras.

Ele responde com o que você publicou. Documentos do Conhecimento marcados como 🌐 Público (preços, serviços, políticas, como contratar) alimentam as respostas. O que não estiver ali continua sob os limites que você escreveu: ele é instruído a não inventar e a escalar para você.

Ele alimenta o CRM. Contatos e interações nascem do atendimento, com o resumo do que foi tratado — uma interação por conversa, não uma por mensagem. A exceção é a conversa em que um documento do roteiro foi usado (um questionário, por exemplo): nela o resumo dá lugar a uma linha fixa, sem o que a pessoa respondeu, também depois que o documento sai do roteiro — veja Aplicar um questionário pelo número de atendimento.

Ele pode agendar, quando a sua organização tem profissionais e horários configurados: os horários vêm do servidor, nunca da imaginação do modelo.

Números adicionais. Desde 05/08/2026, um número extra entra apenas pela API oficial da Meta, e apenas na função de atendimento — a antiga opção de número de prospecção de vendas foi retirada. O caminho é um login rápido no Facebook do seu negócio, direto na tela de Conexão, e a conta de WhatsApp criada fica no seu nome. O que você precisa saber antes:

A liberação não é imediata. O WhatsApp analisa a conta antes. Costuma levar horas e pode chegar a 24h; nesse período o número aparece como "Em análise" e não envia nem recebe.
O número não pode estar em uso no WhatsApp hoje, e você recebe um código para provar que ele é seu (em linha fixa ou número virtual, peça o código por chamada — SMS não chega).
É preciso cadastrar uma forma de pagamento na conta de WhatsApp do seu negócio; sem ela o WhatsApp bloqueia os envios.
O número vira linha comercial: deixa de funcionar no aplicativo comum do WhatsApp no celular.
Regras do WhatsApp, não nossas: respostas livres valem por até 24h após a última mensagem do cliente; fora dessa janela só saem modelos pré-aprovados. E conversas iniciadas pela empresa começam com um limite diário baixo, que sobe conforme o número entrega com qualidade.

Agenda Compartilhada — agendamento para os seus clientes

Uma recepção por WhatsApp que oferece horários reais, marca, registra e lembra — sem você no meio. É o que atende clínicas, consultórios e qualquer negócio que viva de hora marcada.

O que ela faz

Um cliente escreve no seu número de atendimento e conversa com o Orion como conversaria com uma recepcionista: pergunta quem atende no sábado, escolhe um horário, informa nome e telefone, e sai com a consulta marcada. Por trás dessa conversa, o sistema faz o trabalho técnico sozinho:

Oferece só horários reais. A disponibilidade vem do cadastro de cada profissional e da agenda dele no Google — horário ocupado some da oferta. O Orion é proibido de inventar horário: quem calcula é o sistema, não o modelo de linguagem.
Marca de verdade. Cada agendamento vira, de uma vez: uma linha na planilha de controle, um evento no calendário compartilhado (e um convite por e-mail ao cliente, se ele informar o e-mail — com os lembretes do próprio Google), e um registro no sistema. Sessão Online ainda ganha, na hora, um link de videochamada do Google criado dentro do próprio evento: quem informou e-mail recebe esse link junto do convite. Sem e-mail, o link existe só no evento do calendário — a confirmação e o lembrete por WhatsApp não repetem o endereço da sala.
Calcula o valor. Particular usa o valor do profissional; convênio usa a tabela de preços da planilha, com o repasse do profissional calculado junto. O cliente não precisa perguntar preço para a conversa andar.
Confirma na hora da marcação. Assim que o horário é marcado, o cliente recebe a confirmação por WhatsApp — com profissional, dia e hora. Ela vale por si (a pessoa sabe que a reserva pegou) e tem um efeito prático: quem responde a essa confirmação abre a conversa, e a partir daí o lembrete da véspera chega como mensagem comum, não como modelo. Depende do número conectado pela API oficial; sem ele, a confirmação não sai por WhatsApp.
Lembra o cliente na véspera. O lembrete sai sozinho na manhã do dia anterior (e, para marcações de última hora, na manhã do próprio dia), uma única vez por agendamento. Vai por WhatsApp e, quando há e-mail do cliente, também por e-mail — com uma diferença que importa: responder no WhatsApp remarca ou cancela na mesma conversa, porque é o Orion que lê. Já o e-mail pede que a pessoa chame no WhatsApp ou responda o próprio e-mail, e essa resposta cai na caixa do negócio para alguém responder à mão: e-mail não move agenda sozinho. O lembrete por WhatsApp depende do número conectado pela API oficial; sem ele — por exemplo, num negócio que só usa a ponte com o Calendly — sobra apenas o e-mail, quando houver. Se nenhum canal aceitar o lembrete (por exemplo, a sua conta de e-mail recusou o envio e não há WhatsApp do cliente), o Orion tenta de novo na manhã seguinte, enquanto o horário ainda estiver por vir. Se a hora marcada passar sem que o lembrete tenha saído, você recebe um aviso curto, só com o nome do cliente e o dia e a hora do horário. Ele sai uma vez por agendamento; numa falha rara pode chegar repetido, porque o Orion prefere avisar duas vezes a deixar de avisar.
Alimenta o CRM. Cliente conhecido que escreve aparece na própria linha do tempo, e quem marca horário entra no CRM como contato. O registro completo — contatos, empresas, negociações e histórico — está no capítulo do CRM.

As duas metades: o motor e a voz

A Agenda Compartilhada é sempre duas páginas trabalhando juntas — e entender a divisão evita a maior parte das dúvidas:

O motor mora em Orion → Agenda: profissionais, dias e faixas de horário de cada um, duração da sessão, intervalo entre sessões, modalidade, valores, salas. Tudo que é mecânica — buscar horário livre, escrever na planilha, criar evento, calcular repasse — é automático e invisível.

A voz mora no Papel Público: qual papel o Orion assume, o tom, o roteiro da conversa (o que perguntar e em que ordem) e o que ele nunca pode fazer. É lá que se define como a recepção soa. A página lista cada frente que fala com o público — o número principal, cada número de atendimento e cada conta de Instagram — e cada uma pode ter um papel próprio, com comportamentos diferentes.

Aplicar um questionário, ou seguir um documento. O Orion pode seguir um documento seu no atendimento — um questionário, uma ficha de entrada, um termo de consentimento. O passo a passo, os limites e o que vai para o CRM nessas conversas estão em Aplicar um questionário pelo número de atendimento.

Uma regra que vale registrar, porque não é óbvia (definida em 11/08/2026): a capacidade de agendar vem do cadastro de profissionais, não do papel escolhido. Com profissionais cadastrados, o Orion sabe marcar em qualquer papel público — um papel de "Atendimento ao cliente" também agenda, quando o cliente pedir. O papel "Recepcionista de Agendamentos" existe porque traz o roteiro certo: ele conduz a conversa ativamente para o agendamento, em vez de esperar o assunto surgir. Quer um híbrido — suporte que também marca? Use o papel de atendimento e acrescente passos de agendamento no roteiro.

Como ligar — o circuito completo

O agendamento está no ar quando cinco coisas são verdade ao mesmo tempo. A página cobra as duas primeiras logo na entrada — sem a conta Google conectada ela só oferece o botão de conectar, e sem nenhum profissional cadastrado ela abre direto no cadastro. Já configurada, ela mostra no topo um cartão de status que cuida do resto, o canal: qual número atende, com que papel, e o que falta ligar. São elas:

Google conectado — a conta do negócio, dona da planilha e do calendário.
Profissionais cadastrados — pelo menos um, com disponibilidade.
Um número atendendo o público — pode ser um número dedicado conectado pela API oficial do WhatsApp (bloco "Números para atendimento via WhatsApp" na página de Conexão) ou o próprio número principal do Orion, desde que ele não seja a sua linha pessoal: na linha pessoal o papel público fica bloqueado e a chave nem liga. Uma diferença prática entre os dois caminhos: o lembrete de véspera por WhatsApp só sai se a organização tiver um número da API oficial ativo — sem ele, a conversa de agendamento funciona normalmente, mas o lembrete não vai por WhatsApp. O capítulo de conectar o Orion explica a conexão e os limites da API oficial.
Papel público ligado nesse número.
Papel "Recepcionista de Agendamentos" — recomendado, não obrigatório (veja a regra acima).

O cartão de status fala claro: verde = atendendo, com o número e a última mensagem recebida ("mande um oi para testar", se ainda não houver nenhuma); amarelo = algo pede ação — atendimento desligado, número ainda em análise pelo WhatsApp, ou o último envio falhou; vermelho = nenhum número de atendimento conectado. Cada aviso vem com o botão que leva ao lugar da correção.

A planilha e o calendário são espelhos

A fonte da verdade é o sistema. A planilha de controle e o Google Agenda são projeções: cômodos de olhar, mas reconstruíveis. Se alguém apagar ou bagunçar a planilha, o botão "Reconstruir planilha do sistema" cria uma nova com todo o histórico.

Reconstruir tem uma contrapartida que vale conhecer antes de clicar. Todos os agendamentos voltam — data, profissional, cliente, pagador, modalidade, sala e o desfecho de cada um —, e os profissionais e seus valores particulares padrão continuam como estavam, porque vêm do cadastro. O que não volta é o que foi ajustado à mão dentro da planilha: a tabela de preços renasce na versão padrão (preços, repasses e a lista de convênios que você tenha editado ou acrescentado voltam ao original) e a porcentagem de repasse particular volta ao padrão de 50%. As colunas de preenchimento manual também nascem vazias: sem a marca de guia assinada, os atendimentos por convênio voltam a aparecer como guia pendente; e cada atendimento particular sem valor digitado passa a ser calculado pelo valor padrão do profissional, que pode não ser o que foi cobrado naquele dia. A planilha reconstruída é um arquivo novo, com link novo — atalhos antigos continuam apontando para a anterior. E a anterior não é apagada: ela permanece na conta Google do negócio, então dá para abrir as duas lado a lado, reajustar preços e porcentagem e copiar o que faltar antes de descartá-la.

O acesso segue um modelo simples e proposital:

A planilha pertence à conta Google do negócio — é por ela que o Orion escreve.
Ela é compartilhada somente leitura com o e-mail do dono da organização. Não existe link público: ninguém mais abre.
As travas não valem na conta dona. Como o e-mail do dono recebe só leitura, quem marca o desfecho de um atendimento precisa estar logado na conta Google do negócio — ou receber acesso de edição por fora. E, nessa conta, as travas não seguram nada: logado nela você muda qualquer célula, inclusive as travadas, e a própria planilha avisa isso na primeira aba, Instruções (a descrição do calendário repete o aviso). As travas valem para quem você convidar para editar: para essa pessoa ficam livres apenas o desfecho de cada atendimento (coluna Status) e a guia assinada, mais os preços e as porcentagens nas abas de preço e de configuração; datas, horários, nomes, valores e fórmulas ficam bloqueados. Trate o aviso como regra da casa, não como capricho: o que for mudado à mão nas células travadas não volta para o sistema nem para o calendário — a planilha deixa de ser espelho e passa a divergir em silêncio. Cancelamento e remarcação passam sempre pelo Orion.

Quem escreve o desfecho é a sua recepção. Todo agendamento nasce como Agendada e continua Agendada depois de a hora passar: nenhuma rotina marca Realizada sozinha para os horários que o Orion marcou (a única exceção é quem conectou o Calendly — nesse caso uma varredura diária vira os horários já passados em Realizada). Escrever o desfecho na planilha (Realizada, Falta, Cancelada) é rotina de fim de dia, e é ela que alimenta o fechamento: a totalização por profissional — sessões, faturado e repasse — conta apenas as linhas marcadas como Realizada. Enquanto o desfecho não for escrito, o atendimento aconteceu na vida real e não entra em total nenhum. É por isso que a coluna de desfecho fica livre para edição enquanto o resto da linha permanece travado.

No calendário, cada profissional tem a sua cor — você escolhe na linha dele, e quem ficar sem escolha recebe uma cor distinta automaticamente. O título do evento nunca traz o nome do cliente: ele diz a modalidade e o profissional ("🏥 Presencial — Dra. Ana", "💻 Online — Dra. Ana"), com a sala cadastrada, ou "Online", no campo de local. Nome, contato, pagador e modalidade ficam na descrição do evento, não no título que qualquer tela compartilhada exibe.

Já usa o Calendly? (opcional)

Se o seu negócio já agenda pelo Calendly, dá para conectar as duas coisas: os agendamentos feitos lá entram sozinhos na mesma planilha e no CRM, ao lado do que o Orion marca. A conexão é self-service, na própria página da Agenda, e exige plano pago do Calendly (Standard ou superior). Se você só vai usar o agendamento por WhatsApp, não precisa de Calendly para nada.

Limites honestos

Número em análise não atende. Ao conectar um número novo pela API oficial, o WhatsApp analisa a conta antes de liberar (horas, até 24h). O cartão de status mostra "em análise" e atualiza sozinho.
Hoje o número oficial entende texto. Áudio e imagem enviados pelo cliente ainda não são processados nesse número — o Orion avisa e pede em texto. (No seu canal pessoal com o Orion, áudio funciona normalmente.)
Fora da janela de 24h, só modelos aprovados. É regra do WhatsApp: quem não escreveu nas últimas 24 horas só pode receber um modelo aprovado antes. O Orion acompanha essa janela por pessoa e escolhe sozinho — mensagem comum para quem está conversando, modelo para quem não está. Na prática: a confirmação e o lembrete saem por modelo; assim que o cliente responde, a conversa vira comum e o Orion pode escrever à vontade.
A oferta tem piso e teto. O Orion não oferece horário que comece nas próximas 12 horas, nem nada além de 21 dias à frente. Na prática: quem escreve às 9h não vê nada antes das 21h daquele mesmo dia — mesmo com a agenda vazia — e um retorno para daqui a dois meses não aparece na lista. Os dois limites são fixos hoje: não existe campo para mudá-los na página da Agenda.
Sala é etiqueta, não trava. A sala é um campo do cadastro do profissional: o nome dela vai para a linha da planilha e para o local do evento — nos atendimentos presenciais. Mas a página da Agenda não dá à sala uma agenda própria, e sem isso o Orion não verifica se ela já está ocupada nem reserva a sala. O choque de horário é checado na agenda de cada profissional; dois profissionais diferentes podem acabar marcados na mesma sala, no mesmo horário. Quem tem poucas salas presenciais precisa conferir na mão.
A planilha precisa continuar sendo espelho. Editar na mão o que está travado não é suportado — o caminho é sempre o Orion ou a página da Agenda.

Prospecção

Orion → Prospecção é a mesa de trabalho do worker de prospecção: contatos, campanhas de e-mail, fila de LinkedIn e as regras do que pode sair. Cinco abas — Visão geral, Contatos, Campanhas, LinkedIn e Configurações.

O que o Orion redige ou classifica nesta tela — campanha de e-mail, sequência e respostas do LinkedIn — sai da sua capacidade de IA pessoal, não da franquia do worker de prospecção.

A tela abre pelo que impede, não pelo número. Se falta a caixa de envio, os países de atuação, uma campanha ativa ou contatos na fila, isso aparece no topo com o que fazer — porque um painel que mostra "0 enviados" sem dizer o motivo transforma configuração faltando em suspeita de defeito.

A caixa de envio é sua, e é dedicada. Os e-mails saem de uma conta Google Workspace ou Microsoft 365 que você conecta — nunca de uma caixa nossa. E não deve ser o seu e-mail principal: prospecção fria desgasta a reputação de quem envia, e esse desgaste precisa cair num domínio de prospecção, não naquele por onde passam contratos e clientes. Há um botão para enviar um e-mail de teste: conectar prova que a autorização passou, não que existe caixa do outro lado.

As respostas vão para o Orion, não para essa caixa. Quem clica em Responder escreve para o endereço de respostas da prospecção, se você definiu um (pedindo ao Orion); se não, para o endereço do Orion da sua conta — tanto com a caixa Google quanto com a Microsoft. Em Configurações › Caixa de envio, a tela mostra para qual endereço as respostas vão. É assim que o Orion lê a resposta e para a sequência: se você definir um endereço de respostas seu, ele precisa encaminhar para o Orion. Um e-mail mandado direto para a caixa de envio, sem usar o Responder, fica só nela, porque o Orion não lê a caixa de envio. A exceção é quando você encaminha essa caixa para o Orion (logo abaixo).

Encaminhar a caixa de envio para o Orion. É opcional, e a Visão geral da Prospecção recomenda o encaminhamento enquanto nada chegou dela — e de novo quando nada chega dela há 7 dias. Com o encaminhamento, chega ao Orion o que vai direto para a caixa de envio: o e-mail novo mandado para ela, a resposta de quem não usa o Responder e o aviso de "não entregue" dos seus e-mails. Encaminhe para o endereço do Orion da sua conta, o worker-…@orionworkers.com: em Configurações › Caixa de envio, com a caixa conectada, o bloco Deixe o Orion ver tudo o que chega nesta caixa mostra esse endereço, com um botão para copiar, e o passo a passo só do provedor da caixa. Se você definiu um endereço de respostas que é outra caixa, não encaminhe para ele: só o endereço do Orion leva os e-mails ao Orion.

Caixa Google (Gmail): no Gmail da caixa de envio, abra Configurações ⚙️ › Ver todas as configurações › Encaminhamento e POP/IMAP › Adicionar um endereço de encaminhamento. Cole o endereço do Orion e clique em Próxima › Continuar › OK. O Gmail manda um pedido de confirmação para o endereço do Orion. O Orion tenta confirmar sozinho e te avisa qual caixa confirmou. Se não der, o pedido, com o link, fica na caixa de e-mail do Orion: é só pedir a ele. Depois, volte a essa aba e atualize a página. Marque "Encaminhar uma cópia dos e-mails recebidos para", escolha o endereço do Orion e "Manter a cópia do Gmail na Caixa de entrada", e clique em Salvar alterações. Sem esse último passo, nada chega. Se a opção de encaminhamento não aparecer, quem administra o e-mail da empresa precisa liberar o encaminhamento automático.
Caixa Microsoft (Outlook): no Outlook da caixa de envio, abra Configurações › Email › Encaminhamento e ligue Habilitar encaminhamento. Cole o endereço do Orion, marque "Manter uma cópia das mensagens encaminhadas" e clique em Salvar. O Microsoft 365 costuma bloquear o encaminhamento para fora da empresa. Se voltar um aviso de que a organização não permite encaminhamento externo, peça a quem administra o e-mail da empresa para liberar o encaminhamento automático para esse endereço.

Com a caixa encaminhando, a resposta repassada vale como a que chega pelo Responder: mesmas regras do que conta como resposta, mesmo aviso. A mesma resposta que chega pelos dois caminhos conta uma vez só. Quando chega por essa caixa o aviso de "não entregue" de um e-mail da prospecção, o Orion confere se o aviso é mesmo de um e-mail que ele mandou para aquela pessoa. Se for, o endereço vai para a lista de bloqueio e a sequência da pessoa para: na lista de inscritos, ela aparece como E-mail não entregue, e a devolução entra no fechamento do dia. Se não der para confirmar, nada é bloqueado e o aviso fica na caixa de e-mail do Orion para você ver. Às vezes o servidor de destino recusa a mensagem por política: o endereço existe, mas a mensagem não foi aceita. Esse aviso nunca põe o endereço na lista de bloqueio: ele fica na caixa de e-mail do Orion para você ver. O aviso de um e-mail seu que não é da prospecção também fica lá, sem bloquear nada. Tudo o que chega por essa caixa fica na caixa de e-mail do Orion. No resumo da manhã, os não lidos que vieram por ela aparecem numa linha à parte, para não se misturar com o resto. O Orion também olha esses e-mails: no resumo da manhã, destaca o que parecer precisar de você, seja de quem for; e, de hora em hora, te avisa quando algum pode ser uma oportunidade de negócio — com qualquer assunto, mesmo de quem esteve numa sequência meses atrás (veja Conectar suas contas). Da lista de oportunidades (Orion › E-mails), Pôr em sequência inscreve a pessoa numa sequência ativa, com as travas de sempre. Em Configurações › Caixa de envio, a tela mostra o dia em que chegou o último e-mail encaminhado por essa caixa, no seu fuso, ou que ainda não chegou nenhum. Se o último tem mais de 7 dias, a tela pede para você conferir se o encaminhamento continua ligado. O Gmail não encaminha o que ele classifica como spam.

Google ou Microsoft. Dá para conectar a caixa pelo painel ou pedindo o link ao Orion, da Google ou da Microsoft. Com qualquer uma das duas, sair do modo de aprovação e as respostas que você pede ao Orion para mandar a um prospect funcionam do mesmo jeito: saem por essa caixa, com o mesmo endereço de respostas. Uma diferença no envio: pela caixa Google, o programa de e-mail de quem recebe também mostra o botão de descadastro dele, no topo da mensagem; pela Microsoft, não. O link de descadastro no rodapé vai nas duas.

Países de atuação. Ninguém fora deles é abordado. Enquanto os países não estiverem definidos, a tela avisa em destaque no topo, e ligar o envio pelo chat é recusado até você declará-los. E um contato sem país conhecido nunca é abordado, mesmo estando na lista. Foi uma trava aprendida na prática, não uma preferência.

Ritmo e volume. Você define quantas mensagens por dia (até 200) e a janela de horário, no seu fuso. As mensagens são distribuídas ao longo da janela, nunca em rajada: dezenas de e-mails saindo de uma caixa só em poucos minutos é exatamente o que os provedores leem como disparo em massa. Se você digitar um número acima do teto, a tela diz que ajustou e para quanto: nada é cortado em silêncio. Se o provedor falhar no meio de um envio e não der para saber se a mensagem saiu, ela conta no limite do dia como se tivesse saído, e o Orion para aquela rodada: ele prefere mandar uma mensagem a menos a mandar a mesma duas vezes para alguém de fora. Por isso, num dia com falha do provedor, podem sair menos mensagens do que o número que você definiu.

A campanha é uma sequência de três e-mails. O primeiro sai quando o contato entra; o segundo três dias depois, com outro ângulo; o terceiro sete dias depois do segundo, curto e encerrando. Você descreve em uma ou duas frases o que a campanha oferece e o Orion escreve as três mensagens; a campanha nasce em rascunho, para você ler e editar antes de ligar. Dá para pedir que ele reescreva tudo — mas só com a campanha pausada, porque reescrever debaixo de quem já recebeu o primeiro e-mail faria o segundo falar de outra coisa. E dá para escrever você mesmo. Ao lado do botão que pede a redação ao Orion há o caminho manual: a campanha nasce com as três mensagens por escrever e você as redige no editor, sem precisar do resumo. Nos dois casos ela só liga depois que as três estiverem escritas — enquanto faltar alguma, ligar é recusado, porque senão seria o texto de espera que sairia para o prospecto. Apagar campanha: dá para apagar uma campanha que nunca enviou nada — some com ela e com as mensagens dela, e os contatos que estavam nela voltam para a fila; ninguém é apagado do CRM. Campanha que já trocou mensagem com alguém não se apaga: pause. Uma mensagem enviada é o registro de que uma pessoa recebeu um e-mail seu, e a tela diz quantas foram. Um envio sem confirmação de entrega (a mensagem partiu, mas não houve confirmação de que chegou) também impede apagar. A tela mostra à parte quantos são, e o botão Apagar só aparece quando a campanha pode de fato ser apagada.

O que a sequência respeita sozinha:

Se a pessoa responder, a sequência para na hora. A resposta chega até você: ela aparece com o texto em Visão geral › Pessoas que responderam, e o histórico do contato no CRM registra que ela chegou. Isso vale para a resposta que chega ao Orion (veja "As respostas vão para o Orion", acima): o e-mail que não chega a ele não para a sequência, não gera aviso e não aparece no painel. Uma resposta automática de ausência ("estou fora até…") não conta como resposta e não gera aviso na hora. Se a sequência da pessoa estava rodando, o próximo e-mail fica para uma semana depois — e, se ele estava esperando a sua aprovação, o rascunho é descartado e um novo chega na data nova; se ela já estava numa conversa, com demo marcada ou com a sequência encerrada, nada muda. A ausência aparece no próximo fechamento do dia, numa linha própria (com a data do próximo e-mail de cada pessoa, ou "sequência parada"), e em Visão geral › Pessoas que responderam — pela regra de "O que conta como resposta": a de assunto novo de quem já estava com a sequência encerrada ou parada não aparece ali: fica com o Orion e no histórico do contato no CRM, sem aviso. O aviso vai para o seu canal com o Orion, na língua da sua conta: pelo WhatsApp, quando você conectou um número ao Orion (o seu ou um dedicado a ele), ou, se não houver, pelo Telegram — nos dois casos, o aviso inteiro, com o trecho do que a pessoa escreveu. Sem nenhum dos dois, ele sai pelo WhatsApp oficial — pelo seu número de atendimento, se houver, ou pelo contato Orion —, sempre para o seu telefone: se você escreveu nessa linha nas últimas 24 horas, chega o aviso inteiro; fora dessa janela, o WhatsApp só permite modelo aprovado, e chega um aviso curto — o que aconteceu e com quem, sem o trecho. Sem nenhum desses canais, o aviso não sai para ninguém: a sequência para do mesmo jeito, e a resposta fica em Visão geral › Pessoas que responderam. Se esse aviso não conseguir chegar ao seu canal, ele é repetido (em 1, 2, 4… até 60 minutos) por até 24 horas quando é um destes: alguém pediu para sair respondendo ao e-mail; o "confira" (logo abaixo); o aviso de qualquer resposta que chegou durante uma instabilidade do sistema (inclusive a de quem quer marcar uma demo); alguém que já estava fora da sequência e quer marcar uma demo; o convite de agenda da pessoa (a marcação, a mudança ou o cancelamento — veja "Convite de agenda da pessoa"); ou o "te escreveu" (e-mail de assunto novo de quem está com a sequência encerrada ou parada). Nos outros casos, o aviso é tentado uma vez.
O que conta como resposta. Quatro casos: o e-mail que responde a um e-mail da sequência — mesmo com "Re:", "RES:", "[EXTERNAL]" ou outra marca que o servidor da empresa põe no assunto, ou com algo escrito depois dele; qualquer e-mail de quem está com a sequência em andamento; o e-mail seguinte de uma conversa que já começou; e o convite de agenda da pessoa — ou a mudança e o cancelamento dele — quando a sequência dela está em andamento, a conversa já começou ou a sequência terminou (veja o item seguinte). Não contam, nem geram aviso: e-mails seus, da sua equipe ou da própria caixa de prospecção; avisos automáticos do sistema; fora da sequência em andamento, o aceite ou a recusa de um convite de agenda e o convite de quem nunca recebeu um e-mail da sequência; e, de quem já é cliente e não está com a sequência em andamento, o que não responder a um e-mail da sequência — inclusive convites de agenda. Esses e-mails continuam com o Orion, como qualquer e-mail que chega a ele — só ficam fora da contagem de respostas. Um caso à parte é o e-mail de assunto novo, que não responde a um e-mail da sequência, de quem já recebeu e-mail da sequência, está com ela encerrada ou parada (concluída, pausada, fora da lista ou com e-mail não entregue) e ainda não é cliente. Ele não conta como resposta e o Orion não responde sozinho. Mesmo assim, você fica sabendo: ele entra no histórico do contato no CRM, como e-mail recebido, e você recebe um aviso curto: "Paula (prospecção encerrada) te escreveu: <assunto>. Está na caixa do Orion." O aviso diz "prospecção encerrada" mesmo quando a sequência está só pausada. Vem no máximo um aviso desses por pessoa a cada 24 horas. A resposta automática de ausência não gera esse aviso, e o pedido para sair já tem o aviso de descadastro. O pedido claro para sair vale de qualquer e-mail da pessoa, conte ele como resposta ou não.
Convite de agenda da pessoa: ela já marcou. Quando a pessoa manda um convite de agenda (e ele conta — item anterior), ela marcou a reunião: a sequência para, o contato fica como Demo marcada e você recebe um aviso com o dia e a hora no seu fuso ("Paula mandou um convite para 01/10 às 15:00"). O Orion não cria outro evento, não responde e não confirma nada à pessoa, em nenhum nível de autonomia: o convite é dela, e o e-mail dele fica com o Orion. Se ela mandar um novo convite depois — inclusive o que volta ao horário antigo ou o que refaz um convite cancelado —, o aviso traz o horário (pode ser uma mudança); se ela cancelar, você recebe o aviso do cancelamento e o contato volta para você (Respondeu · com você) — a não ser que a demo tenha sido marcada pelo próprio Orion: aí o evento dele continua na sua agenda e o contato segue como demo marcada. O mesmo convite chegando duas vezes seguidas (no endereço do Orion e na sua caixa encaminhada, por exemplo) avisa uma vez só; se entre um e outro chegou outro e-mail dela, ou se a sequência dela voltou a ficar em andamento, o convite avisa de novo (e, com a sequência em andamento, a para outra vez). Com alguns convites de reunião online, a segunda cópia também pode avisar: na dúvida, o Orion avisa a mais, nunca a menos. Se o Orion não conseguir ler o horário, o aviso diz isso — ele nunca inventa um horário. Um pedido claro para sair dentro do convite vale como descadastro — também quando vem na segunda cópia do mesmo convite.
Cada pessoa entra em campanha uma vez só. Sem resposta ao fim dos três e-mails, a sequência se encerra e o contato fica parado: na lista de inscritos da campanha, ele aparece como Sequência concluída. Se depois a pessoa responder a um dos e-mails, a resposta conta normalmente. Se ela escrever um e-mail novo, com outro assunto, você recebe o aviso "te escreveu" (veja "O que conta como resposta").
Quem pede para não receber mais entra na lista de bloqueio e nunca mais é abordado, por nenhuma campanha. Todo e-mail sai com o endereço da sua empresa no rodapé e um link de descadastro de um clique — exigência legal, e é por isso que o endereço é campo obrigatório. Uma exceção: se o contato já foi excluído da lista de Contatos da prospecção (ou do seu CRM), o link de descadastro dos e-mails de prospecção enviados antes de 15/08/2026 deixa de valer — e, como a ficha foi apagada, ele não recebe mais nada de qualquer forma. Quando o Orion não tem certeza de que a resposta é um pedido para sair — por exemplo, se ela chegou durante uma instabilidade do sistema e não dá para lê-la com segurança, ou se a pessoa pôs uma condição ("só até janeiro", "fale com a Ana") —, ele não a coloca sozinho na lista de bloqueio. A sequência para do mesmo jeito e você recebe o aviso "confira esta resposta — pode ser pedido para sair", com o trecho, para decidir. Um pedido claro seguido da assinatura e do aviso de confidencialidade do e-mail continua valendo como pedido claro; se esse aviso trouxer um recado da própria pessoa (uma data, outro contato, "foi enviado por engano"), vale o "confira".
Quem já usa o produto nunca recebe prospecção.

As respostas no painel. Em Visão geral, o cartão Pessoas que responderam conta pessoas, não mensagens. Quem respondeu duas vezes conta uma vez, e quem só mandou resposta automática de ausência não conta. A taxa de resposta divide essas pessoas pelas pessoas alcançadas. Clicar no cartão abre a lista das respostas, da mais recente para a mais antiga, 20 por página. Cada linha mostra quem respondeu, a empresa, a campanha, a intenção (interesse, objeção, quer marcar, descadastro, reclamação, ausência ou outro assunto), a data e a hora no seu fuso e o texto que a pessoa escreveu, sem a citação do e-mail anterior. A ausência aparece na lista, mas não entra na contagem. Texto muito longo aparece até os primeiros 4.000 caracteres; para ler o e-mail inteiro, peça ao Orion. Em Campanhas, o "N respostas" de cada campanha abre a mesma lista, só com as respostas dela. A lista de inscritos mostra a situação de cada pessoa: respondeu, demo marcada, saiu da lista, sequência concluída e assim por diante. Em Contatos, quem respondeu aparece como Respondeu, com a intenção, inclusive quem respondeu depois do fim da sequência. A ficha do contato mostra a última resposta, com o texto. Se a pessoa respondeu à prospecção de outra pessoa da sua empresa, a ficha diz isso, sem o texto: ele fica com quem prospectou. No CRM, o histórico do contato registra que a resposta chegou, com a intenção na língua do painel e o assunto; o texto fica na lista das respostas.

O que mais chega para você. Enquanto o envio estiver ligado, chegam pelo mesmo canal, na língua da sua conta: o fechamento do dia, quando a janela de envio fecha e houve envio, resposta, resposta automática de ausência, descadastro ou falha — a ausência que chega depois do fechamento entra no do dia seguinte (conta como falha a mensagem que o provedor recusou — a sua caixa de envio, por exemplo —, uma vez só por mensagem, mesmo que o Orion tente de novo de hora em hora; a que acaba saindo depois não conta); e, toda segunda-feira às 9h (horário de Brasília), o relatório da semana, com o funil e, se houver mais de uma campanha, a comparação entre elas. Quando cada e-mail espera a sua aprovação antes de sair, cada rascunho também chega por ali, com o assunto e o texto inteiro — é só pedir ao Orion para aprovar ou rejeitar. Pelo modelo aprovado do WhatsApp oficial, fora da janela de 24 horas, o fechamento e o relatório chegam como um aviso curto, só com os números principais — os rascunhos, não: por esse caminho eles não chegam e ficam esperando a sua aprovação para quando você abrir a conversa com o Orion; é só perguntar pelos rascunhos pendentes. O assunto e o texto de cada rascunho são os daquela etapa da campanha (aba Campanhas), com o primeiro nome e a empresa da pessoa preenchidos. Com o envio desligado, nada disso sai.

Contatos. Você sobe uma planilha (export do Apollo, do Sales Navigator, do seu CRM ou a sua própria — não há formato obrigatório) e a tela mostra o que entendeu de cada coluna antes de gravar qualquer coisa. Depois da importação ela diz quantos entraram, quantos foram atualizados, quantos entraram em sequência e quantos ficaram de fora por país. Também dá para adicionar um a um, corrigir a ficha e excluir de verdade. A lista é do worker, não do seu CRM. Aparece aqui só quem entrou pela prospecção: pela planilha, adicionado nesta tela ou encontrado pela busca automática. Gravar uma pessoa no CRM nunca a coloca nesta lista e nunca faz o worker abordá-la — são duas telas com objetivos diferentes. É o mesmo princípio, no sentido inverso, que mantém a prospecção fria fora da sua lista de contatos do CRM.

Busca automática de prospects é opcional. Conectando uma chave do enrich.so, o worker encontra prospects sozinho pelo perfil que você definiu. Sem ela, tudo o mais continua funcionando com os contatos que você trouxer — e a busca é cobrada na sua conta do enrich, não aqui.

LinkedIn: a fila é dele, o envio é seu. O worker monta uma fila de pessoas dentro do seu perfil de cliente ideal. Quem abre o perfil e envia é você, no seu navegador — o LinkedIn não permite que programas mandem convites, e quem automatiza isso perde a conta. São uns 15 segundos por pessoa. Não existe conexão com a sua conta do LinkedIn: os dados de perfil vêm da base do enrich, e nada é buscado dentro do LinkedIn.

O convite vai sem texto; a conversa começa depois do aceite. Nada é escrito na nota do convite — no LinkedIn a conversa de verdade só é possível depois que a pessoa aceita. A partir daí vem uma sequência de três mensagens: apresentação, algo de valor, e convite à ação. Elas não são redigidas uma a uma: existe um modelo por estágio, igual para todos os contatos, com o primeiro nome e a empresa preenchidos na hora. Você edita os três modelos num lugar só, e pode pedir que o Orion escreva o primeiro rascunho de cada um — quem assina o texto é você.

Os prazos organizam a fila; o clique é sempre seu. Entre a primeira e a segunda mensagem, e entre a segunda e a terceira, corre um intervalo que você define. Quando a data chega, o contato ganha um selo de "hora de enviar", entra na conta de para agir hoje e sobe para o topo da lista. Esgotadas as três sem resposta, a tela sugere encerrar aquele contato — e espera a sua confirmação, porque alguns leads levam mais tempo para maturar. Nenhuma mensagem sai sozinha: você copia e envia.

Cada contato mostra a esteira dele: convite enviado → convite aceito → mensagem 1 → mensagem 2 → mensagem 3 → respondeu. Clicar num estágio à frente marca também os anteriores (dá para esquecer de marcar um passo); clicar num estágio já feito desfaz dali em diante. Quando a pessoa responde, isso fica registrado no histórico do contato no CRM — a mesma regra do e-mail.

Como a esteira anda sem trabalho manual. O LinkedIn não avisa ninguém sobre aceites e respostas, e não abre isso a programas. O caminho oficial é o seu próprio export de dados, que a tela ensina a pedir: o arquivo de Conexões responde "quem aceitou?" e o de Mensagens (messages.csv) marca sozinho quais mensagens da sequência saíram, com a data real de cada uma, e quem respondeu. É só enviar o arquivo na tela do LinkedIn da Prospecção. Se você já marcou algo à mão, a importação não duplica; se passar de uma semana sem importar e houver gente no meio da sequência, o Orion lembra você.

A conversa fica registrada. Ao importar o arquivo de mensagens, o texto das conversas com pessoas da sua fila é guardado e fica no próprio card do contato, no botão Conversa no LinkedIn — e o Orion pode consultá-lo quando você perguntar o que já foi tratado com alguém. Guardar não espera a pessoa responder: vale desde o primeiro contato. Só conversas individuais com quem está na fila são salvas — conversas de grupo e todo o resto do arquivo, que são as suas outras conversas, nunca são gravados.

Cada contato está numa fase, e cada fase é uma ação. A fila não é uma lista solta: cada pessoa cai em exatamente uma fase — a enviar, aguardando aceite, conferir aceite, não aceitaram, aceitou (falta a 1ª mensagem), aguardando a 2ª, 2ª vencida, aguardando a 3ª, 3ª vencida, encerrar ou adiar, respondeu, fora da sequência. Os números no topo da tela são as fases: clicar num deles filtra a lista para quem pede aquela mesma ação. Para agir hoje soma só as fases que dependem de um clique seu.

Os três arquivos do export do LinkedIn, e o que cada um responde. O Connections.csv responde "quem aceitou?". O messages.csv marca quais mensagens saíram e quem respondeu. O Invitations.csv traz os convites que você enviou navegando, fora da fila — e é ele que faz essas pessoas entrarem no funil, com a data real do convite. Cada arquivo tem o seu próprio card, com o nome dele no título, e todos aceitam upload ou texto colado. Subir o arquivo errado devolve um aviso dizendo qual você mandou e qual era o certo.

O import de convites tem janela. O arquivo traz todos os convites que você já enviou, inclusive os de meses atrás, que costumam ser rede pessoal e não prospecção. Por isso você escolhe a janela — 7, 14, 30, 90 dias ou tudo — e o resultado diz quantos ficaram de fora. Nada é cortado em silêncio.

Quem responde é lido, não só contado. Quando o histórico de mensagens é importado, o Orion interpreta a última resposta e coloca uma etiqueta: quer conversar, fez uma pergunta, indicou outra pessoa, agora não, sem interesse, ou cortesia. Isso muda o que acontece: uma cortesia — o "obrigado por conectar, sucesso aí" — não encerra a sequência, porque não é conversa começada; as demais passam a bola para você, com prazo de três dias. A etiqueta é sua para trocar: o seletor fica ao lado dela, e o Orion nunca escreve por cima da sua correção. Sem o texto da resposta guardado, ele diz que não sabe o que a pessoa disse, em vez de fingir que sabe. Uma cortesia não tira a etapa do card: a etiqueta, o texto da resposta e o link para a ficha no CRM ficam em cima, e logo abaixo continuam a mensagem do estágio pronta para copiar e o link do perfil — porque a sequência dessa pessoa segue.

O import avisa quando uma mensagem foi para a conversa errada. As mensagens da sequência são escritas para você copiar e colar no LinkedIn, e o LinkedIn cola na conversa que estiver aberta — é fácil mandar o texto de uma pessoa para outra sem perceber. Como cada mensagem abre saudando pelo nome, a importação compara o nome saudado com o dono da conversa: quando não bate, ela avisa em vermelho, dizendo qual nome o texto saudava e em que conversa caiu, e não conta aquele passo para quem recebeu por engano. Quem deveria ter recebido não recebeu nada — reenvie e, se você já tinha marcado o passo dessa pessoa à mão, desmarque. Mensagem sem saudação ou saudação sem nome ("Olá, tudo bem?") nunca vira acusação.

E avisa também quando uma marcação não tem prova no arquivo. Se um contato consta como "mensagem 2 enviada" mas a conversa dele não tem nenhum envio, a importação diz isso. O aviso só vale para datas anteriores ao último dia que o arquivo cobre — o que você mandou no dia em que pediu o export ainda não está nele, e acusar isso seria alarme falso.

Da resposta para a negociação, num clique. Quem responde com interesse, pergunta ou indicação ganha o botão Abrir negociação no CRM no próprio card. A negociação nasce ligada à pessoa e à empresa, com a origem registrada. Negociação de venda é única por empresa, então clicar duas vezes abre a mesma, nunca duas.

Quanto fecha este mês. Cada negociação tem valor e data prevista de fechamento, e a partir deles a aba de Processos mostra a previsão do mês: quanto está previsto fechar, somado pelo sistema. O total é aritmética, não estimativa — nem o Orion nem a tela chutam número. Você também pode perguntar em voz ou por escrito ("quanto fecha este mês?", "e em setembro?") e a resposta vem da mesma conta.

A previsão diz o que ela NÃO está contando. Negociação sem valor preenchido, ou sem data de fechamento, fica de fora da soma — e a tela mostra quantas são, logo abaixo do total. Um número que esconde negociações parece completo sem ser, então ele nunca aparece sozinho. Os campos de valor e data só existem em negociações de venda: um atendimento ou uma parceria não carregam dinheiro, e oferecer o campo neles seria pedir um número que a previsão nunca somaria. A moeda é a da sua organização, definida em Configurações — não há como somar moedas diferentes num total só.

Sair da sequência sem descartar. Alguém que vale manter conectado mas não é alvo de prospecção não precisa ser descartado. O botão sair da sequência mantém a conexão e encerra a cadência: a pessoa continua no seu CRM e nunca mais aparece em "para agir hoje". É reversível.

O que a esteira conta como mensagem sua. Só o que sai antes de a conversa começar. Depois de uma resposta de verdade, o que você escreve é conversa, não cadência — e não vira passo da sequência.

Prospecção por WhatsApp não existe hoje. O caminho foi retirado em 05/08/2026 e continua desligado. Prospecção, aqui, é e-mail e LinkedIn.